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マンダラートは主に発想支援や目標設定で使われますが、タスク管理として使うこともできます。

そもそもマンダラートとは

概要はすでにご存知か、各自調べられると思うので、かんたんにまとめます。

参考: マンダラチャートとは？目標達成への作り方を詳しい例を使ってを徹底解説 - Miro

マンダラートでタスク管理する

タスク管理において重要なのは取捨選択です。 TODOリストが破綻することはよく知られています。

私達自身の認知資源と処理能力は限られているので、思っている以上に選別せねばなりません。

そのためには、ツール側に制約をかけるのがてっとり早いです。 あえて視界を狭め、選択肢を限定させるのです。

マンダラートはその役に立ちます。 1シート9マスと端的な数ですし、空間的に周囲に配置するので直感的・視覚的なわかりやすさもあります。 手書きやExcelとの親和性も高いです。

以降ではマンダラートによるタスク管理の始め方と運用のコツを述べます。 ※テンプレートやツール等の提供はしておらず、自分で手で動かす必要がある点に注意してください

マンダラートによるタスク管理を始める

まずはシートをつくる必要があります。

Googleスプレッドシートを例にします。 以下のとおり、3x3を1シートにします。

1シートあたり3x3にする

ポイントは 9x9 で並べないことです。

あくまでも 3x3 を 1-スプレットシート とし、他の 3x3 へはリンクを通じて遷移します。

これも制約としてデザインしています。 9 x 9 だと広すぎるせいで破綻するのです。マスの数 = タスクの数は 64 個にものぼります。

リンクについては、自分でつくってください。 上記のGIFでは、周囲に●を書いて、それをクリックすることで遷移させています。また中央のシートに戻るために「中央に戻る」リンクも設置しています。

スプレッドシートやその他 Excel に詳しい人は、もっと上手いやり方が思いつくでしょう。

タスクの運用をどうやるか

結局のところタスク管理は個人的なものであるため、自分のやりやすいようにやるしかないのですが、いくつか観点を論じておきましょう。

Q: 終わったタスクはどうすればいいか？

Ans: 消してもいいし、残してもいいです。

消すのか、それともどこかに残すのか。 消す場合、すぐに消すのか、それともしばらくは打ち消し線を引く等して残しておくのか。

一番かんたんなのは「終わったら打ち消し線を引く」ことと「1日1回コピーして保存する」ことです。

このやり方なら、終了したタスクはこのように打ち消し線で見えるので進捗感も出ますし、記録も1日単位で取れます。1日1ファイルずつ増えてしまいますが、デジタルなら問題ないでしょう。あとで振り返るのが大変なら、週一で振り返るなど振り返り頻度を上げて対応してください。

まずはこのやり方でいけそうか考えてみてください。問題がある場合は、各自カスタマイズしてください。

Q: マンダラートのマス目以外に書き込むことを許すか？

Ans: 許さない方が良いと思います。

マス目以外には書き込まないか、メモを書いてもあとで必ず消すことをおすすめします。

というのも、書き込みを許容してしまうと、マンダラートの形で制約をかけている意味がなくなってしまうからです。TODOリストと同じように破綻しかねません。そもそも何でも書けて情報が散らかるせいで破綻してしまうのを防ぐために、明示的に制約をかけて狭めているわけです。

Q: 個人ではなく複数人のタスク管理には使えないか？

Ans: できないことはないです。

先にシートを整備しきった後、Excel Onlineなど複数人で同時編集するのであれば可能です。中央のシートを「メンバー」とすれば、計8人分のタスクを管理できます。

例。A,B,C,D,Fさんの5人がいます。Eさんはたぶん休職中なのでしょう。

また各メンバーは同時に8個までタスクを抱えることができます。8個が多いなら、いくつかを潰して「共有事項マス」にすればいいでしょう。

マス7,8を潰している例

このようにタスクの上限を設定しつつ、メンバー全員にも見えているようなあり方は透明性が高いと言えます。健全なチームワークが行えるのではないでしょうか。

なお、ここまで 3x3 を 1 シートにせよと書いてきましたが、複数人で利用する場合は見やすさ、特に俯瞰のしやすさを考えて 9x9 を 1 シートにした方が良いかもしれません。

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