workhack2.0

定例会議のメリットは「予定調整の手間が無い」「リズムとして組み込みやすい」です。

一方で、参加自体が目的になったり、思いつきで話を広げる場になってしまったりと形骸化もしがちです。

開催確認つき定例会議を使うと、もう少し融通が利きます。

開催確認つき定例会議

開催確認つき定例会議とは、定例会議当日に開催の確認を行い、不要と判断された場合はスキップするという手法です。

やり方

• 定例会議当日は毎回必ず開催の確認を行う
• 開催確認の締切を必ず設ける
  • 会議日時から1時間以上空ける
• (開催の確認)
  • 参加者各々が「開催したい」意思を出すことで行う
    • 開催不要なら何も答えなくて良い
• (開催可否の判断)
  • 参加者n人のうち、開催したい意思を出す人が1人でもいたら開催する
  • ただし、開催したい人は必ず「誰に参加してほしいか」を指定する

以下に例を示します。

13:00に会議があるなら、1時間以上空けて12:00以前に締切を設定。

メリット

• バランスが良い
  • 1: 定例会議の「場がある」というメリット
  • 2: 加えて、要らない場合はカットできるという融通
  • 1,2のどちらも取れる
• 会議を見直す契機になる
  • 各自が定例会議の必要性を考えることにも等しい

思想

1時間以上空ける理由

Ans: 直前に駆け込まれるのを防ぐためです。

開催したくない意思ではなく、したい意思を募る理由

Ans: 募りやすいからです。

まず「したくない」とは言いづらいです。

次に、したい人を募ることで、その人に議題を意識させることができます。なあなあな会議を防げます。

開催意思と合わせて「参加してほしい人」を必ず指定させる理由

Ans: 本当に必要な人だけを参加させたいからです。

必要な人だけを参加させるのは会議の基本です。

しかし、とりあえず全員を参加させようとする日本の文化では、それすら難しいので、仕組みとして組み込んでいます。

運用の仕方

二つほど挙げます。

1: アジャスタウェア

「開催確認つき定例会議用ツール」があれば良いですが、現状ありません。かといって、このような専用ツールをわざわざつくる未来も考えづらいです。

おそらくはアジャスタウェア（Adjuster-ware, 会議調整に特化した専用ツール）に、開催確認つき定例会議機能を組み込む形となるでしょう。アジャスタウェアも含めて、便利だと思います。ぜひ開発・事業化してみてください。

※アジャスタウェア含めてアイデアの話です。アイデアを実装してくれる人がいたらいいな、という話をしています。『仕事術2.0』では、このように新しい概念を提案することもあります。

2: 開催確認用のチャンネルをつくる

お使いのチャット上に、開催確認を行う用のチャンネルをつくります。

• 「今日の定例どうする？」的なスレッドを立てて、開催意思が返信されなければスキップ、とします
• スキップの場合、当日の定例会議はスケジュールから消しましょう
  • 残ったままだと混乱します

一連の作業は主催者が行ってください。誰が行うかを調整するのは不毛なので、主催者がやるのだと固定した方がスムーズです。

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