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Microsoft OneNote でトピック管理を行う方法を一つ紹介します。

トピック管理については以下記事を見てください。

タスク管理改めトピック管理

トピックノートとは

トピックノートとは、1つの話題を1つのノート（ページ）で議論する手法です。

「昼食の外食の選択肢を洗い出したい」という話題と、そのノート。

トピック管理自体は色々なやり方があるのですが、トピックノートはシンプルなやり方に倒したもので、とにかく1つのトピック（話題）ごとに1つのノートをつくって、そこで議論せよ、とします。

つまり、議論したいことがあれば、

という形になります。必ず先にノートをつくります。

メリデメ

メリット⭕

デメリット❌

始める

1: ノートブックをつくる

ノートブックをつくって、関係者を招待してください。

あるいは関係者が集まった Teams チームや OneDrive フォルダなどをつくり、そこでノートブックをつくります。

2: セクションをつくる

使うセクションは常に一つです。適当な名前で固定してください。開始日などで良いでしょう。

ここでは「20241013～」というセクションをつくっている

3: ページを整える

まずはAboutページをつくりましょう。

メンバー向けの解説を書く欄です。最低でも各メンバーが使う絵文字を決めて一覧化しておきます。

**

絵文字は非常に重要です。後述しますが、誰が何を書いたかわからないので、スタンプがわりにつけます。

残りは必要に応じてつくればよいです。Aboutだけでも構いません。

4: ページをつくっていく

誰でも自由にページをつくったり、中身に書き込んだりできます。

上手くいくためのコツ

ページは最新が上に来るようにつくる

ページの作り方ですが、以下のように右クリック > 新しいページ からに追加した方が良いでしょう。こうすると新しいページが上部に表示されて便利です。

右クリックからページをつくる。

逆に、以下のボタンからだとページが最下部に追加されるので、ページが溜まると最下層にスクロールせねばならず面倒です。

こっちから追加すると下に溜まるので面倒。

ただし、ソート順を「新しくつくった分」や「更新された分」が上に来るようにするのであれば、上記の手間は要りません。

最近更新したページが上に来るようにすることもできる。

つまり、更新されたページが上に来るようにしたいのです。

これをしないと、新しくつくったページや更新されたページが下の方に埋まってしまい議論しづらくなります。更新されたページは盛り上がっているページですから、あげたいわけです。

これを実現できるならやり方は問いません。

1つのテキストボックスで運用する

OneNote ではページ内にテキストボックスを複数配置できます。

よって、以下のように各自が空間に配置することもできるのですが、

テキストボックスを平面上に配置

これはノイジーです。感性の違いでほぼ必ず衝突するか、誰かが静かにストレスを溜めることになります。

代わりに、以下のように1テキストボックス内で書きます。絵文字をわざわざ使っているのもそのためです。

1つのテキストボックス内に皆が書いている

表明には絵文字を使う

誰が書いたかを示したものを表明と呼びます。

原始的には (佐藤) のように言葉で書きますが、これは見辛いですし、書くのもだるいです。

そこで絵文字を使います。Aboutページの解説で述べたように、誰がどの絵文字を使うかを決めて、その絵文字を使って表明します。

たとえば鈴木さんが🐵、大原さんが🐶を使うとするなら、

上記は鈴木さんの発言だとわかりますし、

上記は、2行目の部分に対して大原さんがツッコミを入れたことがわかります。

箇条書きを使う

ここまでで散々ちらついていますが、なるべく箇条書きを使った方が議論しやすいです。

行単位でコメントを差し込みやすいですし、階層的にぶら下げることもできるので構造化もしやすいからです。

慣れるまで大変かもしれませんが、これが使えるかどうかで議論の質が全く変わります。

特に込み入った議論を行う場合、箇条書きが使えるかどうか（と後述する別ページ逃がし）が成否を分けます。別の言い方をすると、これを使えない人は、かんたんな議論しかできません。

ただの文章や長文だけだと、せいぜいレスバにしかなりません。SNSがまさにそうなっています。ちゃんと議論したいなら、箇条書きで、情報を、構造的に書いてください。誤解を恐れずに言えば、議論とは構造的な情報を共同でつくることです。構造的な書き方をした方が捗るのです。

とはいえ、無理に使うものでもなく、かんたんな議論（皆の意見集めた上で多数決取ったり意思決定者が決めればいいくらいのもの）であれば、箇条書きは要らないでしょう。

ケースバイケースで上手く使い分けてください。

ただし、箇条書きが使えないメンバーがいると足を引っ張りますので、必要なら使い方の教育をしましょう。

終わったトピックにはその旨をつける

たとえばページ名先頭に✅をつけると良いでしょう。

終わったトピックに用はないので、印をつけておけば（いちいち開かないので）余計な認知負荷を減らせます。

「Notionを使いたい」トピックは、もう終わった話なのだとわかる。

ここで「終わったら移動させればいいのでは」と思われるかもしれませんが、こういう整理の手間は面倒で続かないので避けてください。よほど整理が好きな人がいれば成立しますが、稀です。

✅をつけておしまい、くらいの手間でないと、そもそもトピックノートは続かないと思います。

セクションを引っ越す

ある程度ページが貯まってきたら、セクションを引っ越しましょう。

「20241013～」側でページが溜まってきたので、お引越し。

また、メインのセクションがわかるようにする、というよりもう使っていないセクションにも✅をつけるなどして印をつけておくと、なおわかりやすいでしょう。

終わったセクションに✅をつけている。

さて、引っ越しの目安ですが、まず100ページ（3桁）超えたら引っ越してください。ページが多いとスクロールが頻発してやりづらくなります。

100ページでも多いくらいです。50ページや30ページで引っ越しても違和感はありません。

ここで「月一で引っ越すのはどうか」など定期性を考える人がよく出ますが、避けた方が良いでしょう。引っ越しは面倒くさいので、定期的なイベントにしちゃうとだるいです。

目についたタイミングで「そろそろ引っ越ししません？」となって、一気にやっちゃった方が精神衛生ははるかに良いと思います。

引っ越しの際、まだ終わってない議論があれば引っ越し先に移動させても構いません。それで議論できたら良し、議論できずにさらに持ち越されたら、それはそれで「なんかずっと残ってるよなこのトピック……」と目につきます。

ずっと残ってるトピックは今後もタッチされないので、移動させずにそこで終わらせます。トピックノートでは、ただでさえトピックが多いので、タッチされないトピックがいつまでも残っていると邪魔です。潔く捨てて（引っ越しで連れて行くのをやめて）ください。

関係ない話題は別のページに逃がす

トピックノートの大原則ですが、あるトピックとは関係のない話題が出たら、別のトピックをつくってそっちでやるようにしてください。

※移動でもコピーでも構いません。勝手に移すとモヤモヤのもとなので、基本的にはコピーが良いです。

冒頭でも「必ず先にノートをつくる」と書きましたが、1トピック1ノートは遵守してください。

あるトピックに関する話は、そのページに書いてある、という状態（トピック指向）を保証したいのです。

トピック管理も含め、トピック管理はこれができるかどうかにかかっています。

色んなトピックを行き来するという複雑で疲れる営みを過ごすには、トピック指向をもって認知資源を節約しなければならないのです。

一つ例を挙げると、以下については「マップをn個つくる」部分は逃がしたいですね。

別の話題があるので逃がしたい。

たとえば「つくったマップ」のリンク集があると良いと思います。

n個のマップをつくるという話から、リンク集をつくってみる。

細かい整理かもしれませんが、こういう配慮が効いてきます。

こういうのをサボって、トピック指向が乱れてくると、どこに何が書いてあるかがわからず読み書きの負担が増えてきて形骸化につながります。

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