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会議体(Meeting system)とは、ある組織において、会議をどのように行っているかという実態を指したものです。

メリット

会議体という概念を知ることで、自らの会議を言語化・可視化して捉えられるようになります。見える化できたら、具体的に改善していくことができます。

つまり会議改善に繋げることができます。

会議体の構成要素

会議体は「思想」と「実態」から成ります。

思想とは、会議をコントロールできる者(意思決定者)の思想あるいはチーム全体の思想のことで、会議に関する考え方やスタンスを指します。会議体のあり方は、ほぼ思想で決まります。

実態とは、今現在実際に運用されている会議の集合です。定例(定期的なもの)と随時(随時行うもの)があります。

会議体の設計

典型的な流れをまとめます。

その他のテクニック

上述した流れ以外にも、様々なテクニックが使えます。

リセット法

全部または一部の会議をゼロにします。その上で非同期ベース + 個別に相談する程度でやってみます。不便ならその都度、会議を追加していきます。

リセット法により、必要な会議を改めてゼロから追加していけます。特に捨てたいなら宗教観を断ち切れで、「まあとりあえず続けようか」となりがちですが、「捨てる」とは違った「リセット」であれば始めやすいです。

また、リセット法は一種の試金石としても使えます。意思決定者がリセット法を(正当な理由を出せずに)断る場合、何らかの理由で会議にすがっている可能性が高いです。

キャパシティ法

使える会議時間の上限を設定し、超えないように運用します。

たとえば1日2時間以内とか、週に12時間以内など。

設定する上限に正解はありませんが、「会議以外の時間がこれだけあったら助かる」「何とかなる」といったメンバーの声から組み上げると良いでしょう。

また、上限は人によって違っても構いません。通常は(おそらく全員と接するであろう)マネージャーの方が多くなります。逆に、アダプター戦略などは極端に少ないこともあります。

コアタイム

定例会議をゼロにした上で、「この時間帯は誰でもいつでもコミュニケーションを取っていい」という時間帯をつくります。いわゆるコアタイムですね。

※コアタイムは多義語ですが、ここでは上述の意味として使います

コアタイム中は誰でも誰にでも割り込めるので、コミュニケーション重視の過ごし方になります。コアタイム中にすべて吸収するので、わざわざ会議はしなくてよくなります。少なくとも定例会議はなくなるはずです。

より詳しくは以下記事も見てください。

コアタイムとフリータイム

会議体の例

こんなチームがあったとします。

会議体は、たとえば次のようになるでしょう(🦍の例):

思想

実態

定例:

随時:

この会議体を変えるとしたら?

この場合は、🦍の思想次第だとうかがえます。マネージャーの🦍が思想を変えない限り、大きく変えることはできないでしょう。

逆に思想を変えられたら、変えようはいくらでもあります。たとえば、