workhack2.0
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タスク管理とは、見える化と意思決定です。できるだけ楽に、しかし確実に行えるかというバランスを探り当てるのが大事です。
良いバランスがあります。
いつやるシート
いつやるシートとは、タスクをいつやるかを5つのエリアに分けるものです。
いつやるシート。
使い方
- 1: タスクは付箋として洗い出します
- 2: エリアとして5つを用意します
- 今日やる、明日やる、週末やる、来週やる、来月やつ
あとはタスクを、好きなエリアに置くだけです。
移すタイミングはいつでも構いません。明日以降に先送りしてもいいですし、先送りしたものをやっぱり今日やろうと今日やるに移してもいいです。
メリット
日々のタスク消化と先送りを両立できます。
- かんたんです
- タスクをエリアに分けるだけです
- 細かい手順はなく、自分なりに適当にできます
- 融通が利きます
- 全体を眺めつつ、付箋を移すだけなので融通を利かせやすいです
- その場の気分や後々やっておきたい気持ちなど、微妙な機微を反映しやすいと思います
- 使いやすいです
- エリアは絶妙なものを5つ採用しており、「大体この辺でやりたい」を反映しやすいです
Q&A
細かい議論をQ&A形式で整理します。
Q: 今日やるエリアはデイリータスクに相当する？
Ans: はい。
デイリータスクの概念について以下記事を見てください。
今日やるタスクを全部終わらせたら今日はおしまい、とするものです。
全部終わらせる（空にする）ことが重要で、空にするからこそ今日はもうおわりなのだというメリハリをつけることができます。精神的に特に重要です。
これで日々メリハリをつけるのと、つけないのとでは、持続性が違うと思います。タスク管理が続かない人の主因は、メリハリをつけられなくて疲弊してしまうことです。
Q: タスクの粒度はどれくらいが良い？
Ans: 細かい方が良いでしょう。
粒度が粗いと行動しずらく、判断疲れを起こしやすいので、具体的に行動できるレベルにまで分解するのが良いと思います。
例:
- ❌北海道旅行する
- 🔺北海道旅行の計画を立てる
- 🔺旅行を差し込める長期休暇（4泊5日以上）を確保する
- ⭕北海道で行きたいところをリストアップする
- ⭕長期休暇（4泊5日以上）を確保できそうなタイミングをリストアップする
しかし、人やタスクによっては「ある程度粗い方がその都度何するか気分で決められる」から良いこともあります。
典型的には扱うタスクの量次第だと思います。1日に10、20以上消化するような多い人は、タスクを具体的にするべきでしょう。逆に1日2～5個しか扱わないような人は、抽象的なタスクを日々眺めながら立ち回ると思います。
Q: 終わったタスクの付箋はどうする？
Ans: ある程度溜めて、捨てます。
進捗感が得られるので、可能ならその日とかその週くらいは保持しておいて「これだけ終わらせられたのだ」と見える化できた方がテンションが上がります。しかし、あっても邪魔なだけなので、基本的には捨ててください。
運用としては、エリアとして「やった」を一つつくって、ここに貼り付けると良いでしょう。やったエリアが埋まってきたら、貼り付けた付箋を全部捨てます。
捨てるのが惜しい人は、やったエリアを仕舞って保管してもいいでしょう（アーカイブ）。コレクションや日記として機能するので、テンションが上がる人もいるかもしれません。タスク管理はただでさえ無味乾燥でつまらないので、テンションが上がる要素は大事です。
一方で、終わったタスクをやったエリアに移す手間もバカになりません。面倒くさいと感じたなら、さっさと捨ててしまいましょう。
あるいは別解として、今日やるエリアには貼り付けたままにするが、終わったものは打ち消し線を引くという手もあります。翌日になったら、打ち消し線を引いた付箋は捨てます。
Q: デジタルが良い？アナログが良い？
Ans: アナログをおすすめします。
タスク管理、特にタスクの整理中はコンテキスト・スイッチング・ウォームアップ（Context Switching Warm-up, CSW, 頭を切り替えるための前段階としてニュートラルに戻す）が発生します。
デジタルだと、すぐ操作が終わってしまうし、淡白なのでこの効果があまりありません。現代であっても手帳を好む人は多いですが、それはCSWを行えるからです。
Q: 複数人またはチームでタスク管理する用途では使える？
Ans: 使えません。
いつやるシートは、自分の主観で雑に運用して、自分の気持ちを上手く表現するためのものです。「今日はもうだるいから明日にしようっと」といったことを気軽に行うためのものです。
この柔軟性を、複数人での利用で発揮するのは難しいでしょう。