やたら会議が多かったり、長引いたりするのは、交流が混ざっているからです。
雑談など親近感を育む行為 「グルーミング」でも書きましたが、私たちは人間なので交流を欲します。
あまりに当たり前すぎるので、会議にも当たり前に混ざっています。そのせいで、以下に示すような数々の問題が起きています。
この問題を軽減したいなら、会議と交流を分けることをおすすめします。
会議を減らせない理由を、もう少し詳しく掘り下げておきます。
まず交流という言葉を「グルーミング」の意味で使います。つまり、交流とは親近感を育むためのコミュニケーションです。
交流では効率や生産性は求めません。
親しい人と過ごすときがまさにそうですが、そんなものは持ち込みません。ナンセンスです。
でも仕事は違います。 私たちは友達や恋人ではないのです。
さて、会議は仕事です。 であるならば効率や生産性は意識するべきです。 ※文脈にもよります。効率至上や生産性至上はそれはそれで融通が利きません。
そんなことは誰しもわかっていますが、実態として会議は減りません。なぜでしょうか。
それは会議に交流が混ざっているです。
そして、交流に対して効率や生産性を説くのはナンセンスなので（一緒にひっついている会議も含めて）その削減は一蹴されてしまうのです。
要するに、混ざっているがゆえに区別ができていないだけです。
交流にそれらを求めるのがナンセンスなのはわかります。でも会議は違います――と、からくり自体はかんたんですが、会議と交流がひっついてるせいで、交流の方に引きずられているのが現状なのです。
厄介な点は、このことに無自覚な人が多いということです。無自覚だからこそ、会議を減らすための改善をしても中々感触が得られないのです。 ※あくまでも主因です。実際はもっと煩雑で複雑です。
では、どうすればいいか。
単純な話で、会議と交流を分ければいいのです。 具体的には以下の二点です。
1: の会議への専念については、交流のようにいたずらにだらだらせず、ストイックに進めましょうという話です。
耳タコだと思いますので、ここでは割愛しますが、アジェンダと目的を設定する、事前準備をちゃんとしておく、必要な人だけ招集する、伝達など会議しなくても済むことはそもそも会議にしない、ファシリテーターを始めとする役割をちゃんと設ける、議事録と議事メモは違いますや議事録をちゃんと取るなど、色々あります。
大変だ、つらいと思われるかもしれませんが、仕事です。当たり前です。会議とは本来そういうものです。だからこそ無闇に行うものではないのです。
この感覚がわからない人は、おそらく交流に毒されています。このような人の、よくある言い分が「コミュニケーションは大事だ」です。そのとおりですが、それで交流を無闇に混ぜてるから問題なのです。交流は、後述するように分ければいいのです。
※ただし会議と交流も区別しないような、長時間一緒に過ごすようなあり方で進める仕事もあります。この場合は本記事の提案は当てはまりません
2: の交流に専念するための時間は、コミュニケーションの注入(CI, Communication Injection)を指します。
コミュニケーションの注入(CI, Communication Injection)
詳細は記事を見ていただくとして、かんたんに書くと、何らかのコミュニケーションを行うためだけの時間をつくって、そこでやろうというものです。
ちゃんと解説するため小難しい言葉になってますが、たとえばランチタイムで雑談するとか、業務時間中に30分～1時間くらいだらだらしつつ雑談やゲームや買い物や一服一杯をする時間を設けるとかいったことです。
業務中に、と書くと不謹慎・不真面目なと思われる人がいますが、コミュニケーションは大事なのでしょう？ならば堂々とやればいいのです。会議に混ぜて、中途半端にやるから、会議が無闇に太ってしまうのです。
本当に会議を減らしたいなら、会議と交流を分けましょう。