Outlookで個人タスクを管理する人がいます。
問題の本質はグループタスクと個人タスクの混同です。
Xから引用します。
https://twitter.com/KenTana2020/status/1866679869997977756
「Outlookに個人タスク敷き詰めてる人へ」
個人タスクはローカルで管理してくれ。 『この時間、会議入れていい？』って確認するのが一手間になってることを知ってほしい。
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まずタスクとしては以下が存在します。
また、Outlookなどグループスケジューラを用いた仕事術として、以下が存在することも押さえます。
要はいちいち口頭やチャットで確認せず、予定表に空いてたらいいからツッコんでくれ、という運用です。これは現代では当たり前の予定調整方法です。仮にダイレクト・アジャストと呼びましょう。
これで問題を言語化できます。
問題は、Outlookの予定表はグループタスクを調整するものであり、グループタスクか個人ワークかのいずれかを入れておくべきなのに、個人タスクを入れてしまっているという点です。
グループタスクにせよ、個人ワークにせよ、「予定」なので「そこには予定を入れられない」ことが明らかです。あるいは、どうしても入れたい場合は調整すればいいです。
しかし、個人タスクが入っていると「それは個人ワークなの？それともワークではないから予定入れてもいいの？どっち？」となるわけです。
というわけで、問題を一言で言うと、ファジーな予定を入れているせいでダイレクト・アジャストが阻まれているです。
ファジーな予定、つまりは個人タスクをOutlookに入れるのはやめましょう。かわりに、
とします。
そうなると、じゃあ自分個人のタスクはどこで管理するのかとなりますが、Outlook以外でやりましょう。デイリータスクリストはおすすめです。
ツールとしては、M365 でやるなら Microsoft TODO があります。もちろんメモ帳や自分宛チャットで書いたり、手書きでメモしてもいいです。リマインダーがほしいなら、別のスケジュールアプリを使えばいいでしょう。
ともかく、Outlookにはすでにダイレクト・アジャストの文化があるわけですから、個人タスクを安易に乗せるのはやめましょう。
より突っ込んで言うと、個人のタスクは個人で他者に見えないように管理することが重要です。タスク管理のスキルとも言えます。これがないと、この問題のように他者を邪魔してしまったり、会議ばかり開催してしまったりといった有り様から抜け出せません。
良い機会ですので、個人タスク管理を勉強しましょう。
ダイレクト・アジャストをやめます。
この場合、予定調整の手間は増えてしまいますが、Outlookで個人タスクを扱えるようにはなります。
推奨はしません。そもそもそれが面倒くさすぎるからダイレクト・アジャストが台頭してきたのです。
Microsoftその他開発者への提案でもあります。
秘匿な予定（Secret Appointment）をサポートしてください。
現状でも秘密の予定（Private Appointment）は存在しますが、他者にも予定自体は見えます。これではファジーです。
※あるいは関係者間で「秘密の予定は個人ワークとみなしてください」と運用するのはアリです。
ですので、もう一つ、予定の存在すらも他者から見えない「秘匿な予定」をサポートするのです。これなら個人タスクも問題なく扱えます。当然、他者からは見えないのでダイレクト・アジャストされる可能性はありますが、それが嫌なら明示的に個人ワークという予定をつくれば済む話です。
このように「混ざっているもの」を上手く分離して扱うことを分離エンジニアリングと呼んでいます。
身につけると便利ですので、ぜひ読んでみてください。