インボックス（inbox）とは「あとで処理するもの」を溜める入れ物です。インボックスゼロはまだまだ使えます。
奥が深く、個人差も大きい概念ですが、比較的万人に通用する分け方がありますので紹介します。
インボックスを以下の4つに分けます。
この4つはそれぞれ扱い方が異なりますし、人によっては扱わなくてもいいもの（逆に重点的に扱わねばならないもの）が違います。自分に合った扱い方を考えねばなりません。
メモを扱います。
思いついた時点で行動できればベストですが、たいていはそうもいかないので「いったんメモしておく」ことになります。当然、後で読み返して行動せねばなりません。
読み返しと落とし込みの両方が必要なことに注意してください。メモは時間が経てば経つほど意味不明になる（腐る）ので、できるだけ早めに読み返します。また、読み返しただけでは何も変わらないので、具体的な行動に落とし込みます。行動とは、何らかのアクションを取るか、ノートを取って「考えを形に残すか」のどちらかです。
読み返しと落とし込みは能動的にやるしかありません。誰かが管理してくれるものではないからです。これには腰を上げるエネルギーも必要で、時間的にも精神的にもある程度の余裕が欲しいところです。多忙な毎日ではまともに扱えません。頻度は毎日でも数日でも週一でもいいですが、何にも誰にも邪魔されない時間が1時間くらいは欲しいところです。
メッセージを扱います。チャットやメールが多いと思いますが、口頭の場合もあります。
いずれにせよ、そのままでは失念してしまうので記録に残してください。メモなど私的な記録で問題ありません。また、記録に残す手間が大きいと形骸化するので、できるだけ手間の少ないやり方を追求するべきです。
たとえばチャットの場合、ブックマーク的な機能で印をつけておくだけでも違います。対応したら印を外す、とすればインボックスとして使えます。
脳内だけで済ませていいのは、以下のケースだけです。
読み物を扱います。書籍や記事であることが多いです。見聞きした単語や人・組織を深堀りしたいこともありますが、最終的には書籍や記事にたどり着くので同じことです。
このソースは以下の戦略で処理します。
具体的には、以下のスタイルのいずれかになります。
正解はないので、状況に応じて使い分けてください。
ポイントを一つずつ挙げるとすれば、まず間食ではすべてを処理するのは通常不可能ですから、目的を設定して開き直って取捨選択します。毎週溜まるペースが+20、消化ペースが-5という破綻（+15ずつ溜まるのでゼロにならない）はよくありますが、気にせずそれなりに消化できればそれでいいと考えます。ただ、漠然としていても形骸化するだけですから、その時々の目的（おそらくは喫緊のニーズか中長期的な課題）に役立ちそうなものを選ぶと良いでしょう。
次に食事ですが、本格的に身につけたい場合は食事ではなく「勉強」をしてください。食事は、たとえるなら「いつもは10分だけど今回はたっぷり1.5時間使って本を読む」「記事を読み漁る」行為ですが、これでは足りないことがあります。勉強とは書籍や論文など、まとまった情報源を精読することです。
※精読しながら記事や生成AIを活用するのはもちろんアリです
場合によっては何らかの教育や講義を受講したり、講座や資格取得に向けて勉強の日々をおくることもあります。
要するに、達成感が得やすい・自己陶酔しやすいからと、すぐに消化できる情報のインプット（食事と間食）ばかりしていてもよろしくないということです。
タスクと予定を扱います。
すでにタスク化、あるいは予定化されていて、しかるべきツールで管理されているはずです。されていない場合はしてください。 Anyoneの範疇であることが多いです。
別の言い方をすると、タスクはインボックスとして処理してはいけません。タスク管理、予定管理としてしかるべきツールを使ってください。