workhack2.0

自分のタスクを自分で管理する「個人のタスク管理」は、自分に合ったやり方でやるのがベストです。

大まかなアプローチは 5 つあると思います。ラリルレロで整理しました。

ぜひ自分に合うものを見つけて、試してみてください。

最初にまとめ

どんな人に何が向いているかを整理します。

複数の拠点や作業場や管理ツールを行ったり来たりする人 タスク管理自体は頭の中で考えたい人 脳内が忙しすぎて他のやり方ではうまくいかない人 → ライン

あとで適当なタイミングで思い出させてほしい人 先送りをその場で判断していきたい人 脳内が忙しすぎて他のやり方ではうまくいかない人 → リマインダー

自分のリズムで行動したい人 → ルーチン

じっくり考えながら過ごしたい人 → レビュー

記憶ではなく記録に頼りたい人 メモやノートが好きな人 → ログ

ラ：ライン（動線）

生活動線と言ったりしますが、動線とは毎日よく通る場所です。

一日何回、何十回と通ります。物理的な道や建物に限らず、PCのデスクトップやスマホのホーム画面、仕事で毎日開いてるチャットなども相当します。

動線上にタスクを置いておくと、自然と目に入るので忘れずに対処しやすくなります。

ポイントは、道と部屋と入口を意識することです。

極端な話、「自室が動線だ！」と言って書類や道具を散らかしたり、「デスクトップが動線だ！」といってアイコンを散らかしたところで、うまくいかないでしょう。

そうではなく、通り道を通って部屋から部屋に移動する、という世界観をつくります。すると道や出入り口にタスクを置けるようになりますし、分散するので散らかりにくくなって破綻しづらくなります。

通り道と部屋に分けて、あちこち通うような世界観をつくる。

リ：リマインダー

自分が設定した用件を、開始前にお知らせしてくれる機能をリマインダーといいます。

OutlookやGoogleカレンダーなどスケジューラーで予定を設定すると、n分前にお知らせしてくれますが、まさにそうです。単純な例としては、目覚まし時計も「起きるという用件を」「指定日時に」「音で」伝えるという意味でリマインダーです。

タスクをリマインダーとして登録しておくと、忘れていても思い出せるので便利です。

課題としては、リマインダーを重用するための手段が現状無いことです。私たちは、軽微の家事や雑務なども含めると、一日に数十個のタスクを持っていますが、これらすべてをリマインダーとして登録するのはキツイでしょう。

専用のツールが必要です。「タスクAはあとですぐやりたいので5分後に教えて」「タスクBはしばらくはいいから来週月曜の朝でいいよ」「タスクCは今日の夕方にまた教えて」のように、どのタスクがいつリマインドされるかを自在にコントロールできるようなツールが必要です。

※今回は解説を割愛します。

ル：ルーチン

ルーチンとは定期的なタスクを指します。ルーチンタスク、定期タスクと呼ばれる事が多いです。

タスク管理ツールでは毎日、毎週、毎週水曜日と木曜日、毎月13日など定期的に行うタスク（ルーチンタスク）を扱う機能があります。

これを徹底的に管理すると、自分が抱える生活のリズムすべてをツールで管理できるようになります。国内ではタスクシュートが有名でしょう。ルータムなどアプリもありますし、同様の機能はスケジューラーも持っています。

レ：レビュー

レビューとは、ここでは振り返りを指します。

定期的、不定期的に振り返ることでタスクを思い出したり、次に何をするかを考え直したりします。

重要なのは以下の三点です。

ロ：ログ

ログとは記録を指します。

履歴などツールによって自動で記録されるものと、日記や分報とは「あなた専用の公開つぶやきチャンネル」やデイリータスクリストを知るなど自分で手動で記録していくものがあります。

自動の場合、高頻度で読まないとすぐに記録が溜まって収拾がつかなくなるので、ルーチンも必要でしょう。ただし今では生成AIに食わせて要約してもらうこともできます。

手動の場合、こまめに記録するためには、記録する場所（たとえば普段使っているノート）を動線化しないといけません。つまりは前述のラインですね。ノートで記録して、仕事や生活に戻って、タスクを一つ終わらせて、またノートに戻ってきて――とノートに何度も来ることになります。

最初のハードル

ラリルレロのいずれにせよ、タスク管理ではありますので何らかの道具や仕組みには必ず頼ることになります。

ということは、道具や仕組みに頼ること自体を忘れてしまっては意味がないということです。習慣も同じですが、忘れるなく頼って使えるよう定着させねばならないのです。

これは事実上、新しい習慣をつくることと同義です。本記事では解説を割愛しますが、習慣化のノウハウを攻めてください。

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