現場とマネージャーのスケジュール観が全く別物であることは以前お話ししました。
ですので、マネージャーが安易に打ち合わせを設定することは、それ自体が現場を妨害する行為となりがちです。
コミュニケーション自体は必要ですが、もっと上手くやれます。
どうやればいいかを解説します。
特に凝り固まった固定観念をほぐすことも必要なので、辛辣な指摘もします。
最重要です。
特に日本は平等主義が強くて、「全員を参加させようとしがち」なので、この点は本当に強く意識せねばなりません。
また、以下記事で述べたとおり、マネージャーが単に無能だったり怠けたりしたいがために全員を集める例もあるあるなので、本当に配慮したいのであれば改めましょう。無自覚な人も多いので、今一度顧みてください。
情報を知らせれば済むものは、会議にしなくても「これ見といて」で済みます。
それでも見ない「自己管理のできない人達」がいるなら、その人達だけを集めて情報共有用の会議をしましょう。
※ここでも上述した平等主義が顔を出します。「仲間はずれになっちゃうよなぁ」「全員呼んだ方がいいよなぁ」などと考えてしまうのです。平等主義は本当に手強い存在です。
会議は「頭の切り替え」や「時間・場所の拘束」を伴う、非常に疲弊する営みです。少ないに越したことはありません。
「10分くらいいいでしょ」などと考えるのは甘すぎです。適当に自堕落に過ごす学生気分から抜けていません。私たちは社会人であり、これは仕事です。
時間も認知資源も貴重な資源であり、部下だからといって軽視していいものではありません。尊重してください。
そもそも権限委譲、もっと言えば仕事を任せることができていないとコミュニケーション量が増えてしまいます。
マネージャーは意思決定こそ行いますが、暇であってもいいくらいです。あるいは、直接現場の作業を負っていない立場だからこそできること――必要に応じたフォローだったり、組織全体の運営だったり、中長期的な目線で今後に備えたりといったことに費やすことこそが本懐です。
そのためには、くだらないプライドや管理脳を捨てて、メンバーへに任せることを進めてください。立場上、あなたが責任を取らないといけないのだとしても、です。
権限委譲ができないと、マネージャーのあなたがボトルネックになります。
そして、そんな無様なあり様を「必要なことだから」と正当化する日々が続きます。実にくだらないことです。そうなってしまうのは、単にマネージャーとして無能だからです。
難しいのは当たり前です。だからこそ高給ですし、権限もあるのです。難しいからこそ、権限委譲を進めていってください。
権限委譲とも被りますが、マネージャーは、特に真面目な人ほど何でも負いがちです。
必要なら降参してください。部下に降参して「全部任せたいんだけどどうですか？」「立場上できないことがあれば適宜言ってください」と提案してもいいですし、チームの外との渉外でも、それはできませんなど断ることも大事です。
特にマネージャーになるような人は、組織に染まってしまっているせいで相当固定観念に毒されています。
今一度顧みてください。
定例会議だからといって、毎回必ず開催しなければならない道理はありません。
要らないならスキップしてしまえばいいのです。それで問題が起きたら、必要な人を集めて会議すればいいだけのことです。融通を利かせましょう。
当サイトでも、この件の仕事術を扱っているので参考にしてください。
マネージャーは「私が知りたいから知りに行く」と独裁的になりがちですが、違います。
重要なのは仕事が上手く回ることであり、あなたは役割の一つにすぎません。無闇に会議を開催して、メンバーの時間や集中力を奪っていい理由にはなりません。
一つおすすめするのがウェルカムアプローチです。
これは「この時間帯ならいつでも誰でも来てもいいよ」とするものです。大学におけるオフィスアワーがわかりやすいでしょう。
もし複数のメンバーが来たのなら、病院やファミレスのように待ち列にします。番が回ってきたら、メンションなど通知を飛ばしましょう。
※あるいは、待っているメンバー当人が問題ないならその場で待っても構いません。
馬鹿らしい、面倒くさい、なんでそんなことを……と思われるかもしれませんが、これはメンバーに寄り添ったやり方です。このような発想を理解できない場合、おそらくあなたはマネージャーとしてのプライドにとらわれています。
もう一度言いますが、マネージャーも役割の一つにすぎず、偉いとかいったことはありません。
「昔、私のマネージャーだった人達もそうしてきた」
だから私もするんだ、との論調はよくありますが、望ましくありません。
「部活動で先輩に乱暴されていたから、今先輩となっている私も後輩に乱暴するんです」と同じくらいに時代錯誤です。
言葉にするとかんたんで、そんな事するわけがないと思うかもしれませんが、意外とそうでもありません。
平然とまかり通っていることが多いです。人間ですし、特に日本は組織や伝統を重んじる文化でもありますから仕方のないことですが、だからこそ意識的に抗ってください。
マネージャーのスケジュール観と現場のスケジュール観は違うので、そのままだと中々マッチングしません。
ですので両方を取り入れます。これをハイブリッドスケジュールと呼び、以下記事で解説しました。