トピックライティングについては以下を見てください。
本記事では、このトピックライティングを組織内に開放した手法を扱います。
オープン・トピックライティング（Open Topic Writing, 以下OTWと略します）とは、トピックライティングを組織内全員で行えるようにしたものを指します。
※主に会社（つまりは社内）を想定しますが、会社以外の組織でも使えます。規模としては数百人以上を想定しています。数千や数万も想定します。以降では会社を想定して書きます。
全員がアクセスする場を一つ用意して、誰でもいつでもトピックを設定したり、既存のトピックにコメントを書き込んだりできるようにします。
オープンな場ですので、アクセス権の設定はありません。部門内限定公開といった機能もありません。これがしたいなら、部門用のOTWツールを立ち上げてください。
3点ほど整理します。
OTWでは、似たトピックをまとめたり、トピック同士のつながりを表現するべきです。具体的には、トピックからトピックに気軽にリンクを張れる必要があります。
現状これをサポートするツールは Cosense(Scrapbox) くらいでしょう。
このように表現すると、OTW全体はネットワーク構造になります。私たちはネットワークをあちこち辿ることで、トピックとその関連を辿っていけます。
人間関係や記憶やインターネットなど、ネットワーク構造は日常的に使いやすく親和性のある構造であり、それをOTWでも採用します。議論は再利用するものなので、あとから読み返したり生かせたりしないと広がりません。従来のカテゴリやリストやタグ的な整理だと限度があります。この限界を越えられるのは、現状ネットワークだけです。
OTWは既存ツールでも実現できないことはないのですが、厳しいです。
既存ツールとして以下があります。
しかし、全員が使うポテンシャルがないのです。
たとえば従業員2000人の大企業で使う場合、2000人全員が自由に読み書きすることになりますが、そのポテンシャルがないのです。
ですので、OTW用のツールを新しくつくるのが良いと思います。まだ巷には無いと思うので、ビジネスネタとしてもお役立てください。
メンテナ（Maintainer）とは、その名のとおりOTWの場をメンテナンスする存在です。
メンテナのスタンスは 3 つほどあります。
よくある話題をQ&A形式で整理します。
Ans: トレードオフです。
投稿内容の自由度と「エンタメやノリの醸成具合」は比例します。
自由であればあるほど、誰もがとっつきやすいエンタメ的なコンテンツが盛り上がります or トップや一部部門の発信など特定のノリが幅を利かせます。一方、投稿内容に制約が多すぎると、そもそも活性化せず形骸化します。
良い塩梅は「議論なら何でもいい」とするくらいでしょう。仕事中に出た議論を、機密情報を漂白してOTWに投稿してもいいですし、もちろん全社レベルの提案や提起を行っても良いです。特定チームや部門の議論を、あえてOTW上で行うことでチーム外部門外からのコメントを期待するのもアリです――と、このように、議論だけであっても書けることはたくさんあり、十分盛り上がります。
Ans: 一長一短です。
実名の場合、最初のハードルは高いし、書かない人は書かないが、軌道に乗れば皆が集まる動線になります。乗らない場合は、同じ顔ぶれだけが使う + トップ層がたまに使うというノリが形成されるに終始しがちです。
匿名の場合、採用や導入のハードルは高いが、書きやすいので盛り上がります。「実名で、皆に見える場所に書く」ができない人はそれなりに多いですが、匿名だとこのハードルを越えられます。そのかわり、異文化理解力の8つの指標と、特に日本の傾向匿名と相性が悪いため、匿名自体のハードルがあります。
※このハードルは高いです。ビジネスにおいて匿名でコミュニケーションを行えるツールが見当たらないことからも明らかでしょう。たとえばあなたは、10人以下のチームで「匿名でコミュニケーションを行うツール」を想像できるでしょうか。Teams や Discord などに「匿名チャンネル」があって、普段から使いこなす光景をイメージできるでしょうか。おそらく難しいと思います。文化的に抵抗感が大きいからです。
Ans: 然るべき人がやります。示し方は複数考えられます。
まず誰がやるかについては、相応の権限を持った人なり部門なり適切な人がやるだけです。この点はOTWがあろうが、なかろうが、何ら変わりません。ただ、OTWを使うと、全社員による議論が情報として集まりますというだけです。
次に、意思決定の結果や根拠をどう残すかですか、二通りあります。
健全性の高い組織を目指すなら前者が良いです。意思決定の見解を示すことで透明性を確保できますし、OTW 上に見解が残ることで次の議論にも広がりやすいからです。
たとえば、提案Aが経営層によって却下された場合、「却下された理由それぞれを解消するにはどうしたらいいか」というトピックを新たにつくれば、すぐにでも議論を始められます。
Ans: いいえ。
オープンな組織やフラットな組織でありがちですが、意思決定が遅くなるのは単に意思決定が下手なだけです。
まず、意思決定は然るべき者が腹をくくって行うべきです。そのために使えるヒントが、オープンな組織やフラットな組織やOTWの場合は増えるというだけの話です。増えたヒントにあぐらをかいて、意思決定を怠けてしまうのは、ただの無能にすぎません。
たとえ全社員に見えていて、厳しいコメントが飛んでくるとして、意思決定を怠っていい理由にはなりません。当たり前のことです。意思決定者なら腹をくくりましょう。あるいは、それができないのなら、できる人にバトンを渡すべきです。
別解として、ティール組織のように意思決定のプロセスを事前に決めておくという手もあります。