口頭ベースの議論は中々上手くいきません。そもそも調整も大変です。
かといってチャット程度のやりとりもまた上手くいきません。X(Twitter)は泥沼ですよね。
このあたりの限界を越えたいなら、書いて議論すればいいのです。
トピックライティング（Topic Writing）とは、トピック（話題・議題・テーマ）を書いて、それに関する議論もそこに書いていく、という営みを指します。
ドキュメント作成の分野で「トピックライティング」という言葉が使われていますが、
https://www.jagat.or.jp/archives/49176
https://www.cybertech.co.jp/xml/xmldb/pmx/topicwriting/about-topicwriting/
本記事の概念はこれらとは違いますので、ご注意ください。
これらは「汎用的に使える文章片（スニペット）」をつくって、これを組み合わせて文章を組み立てていこうという考え方です。
一方、本記事の概念は、トピックを書いて、これに関するコメントも書くという「書いて行うコミュニケーション」のやり方を指します。
発想法的な進め方になります。
発散と収束については、以下記事を参照してください。
基本的には期限を設定します。
上記の流れで言えば、まず 4: の意思決定をいついつまでにしたい、があると思うので、それを決めます。2: の発散や 3: の収束についても、決めた方がはかどるなら決めればいいでしょう。
とはいえ、トピックライティングは各自が各自のペースで行えるのがメリットですから、なるべく決めない方が良いです。
決めなくても、重要なトピックは自然と盛り上がります。盛り上がらないものは、重要ではないのです。これをトピック・ダイナミズム（Topic Dynamism）と呼びますが、自然な盛り上がりという成り行きを尊重しようと考えるのです。
しかし、そのためにはメンバーが自律性に行動して、書き込んでくれることが前提です。これができない場合は、啓蒙とトレーニングからです。
当サイトとしては、トピック管理という形で整備していたり、会議に頼らないあり方（脱拘束）も整理しています。
様々なヒントを扱っていますので、活用してみてください。
それも難しいようなら、書く会議を開催しましょう。従来どおり時間や場所を設定して集まりますが、喋るのではなくトピックライティングをします。
集まっているのに、喋らずもくもくと書き込んでいるという形です。奇妙に感じられるかもしれませんが、トピックライティングは書くからこそ効力を発揮するので、書かねば意味はありません。
もくもく会も参考になると思います。当サイトではマトリックスの形で整理しており、使えそうなパターンを俯瞰できて便利だと思います。
以下記事で紹介しています。すでに述べたとおり、発想法が行えるようなツールを使うのが良いです。
チャットでは力不足ですが、チャット以外にもツールはあります。それをまとめたのが QWIC です。チャットは C（Chat）に相当します。他にも三つほどあるということです。